La SAS PLATOCHE au capital de 5000 €, immatriculée au RCS de Montpellier sous le numéro 932 856 818 00012, dont le siège social est situé au 320 chemin de la grande Liquine 34400 Lunel, représentée par Kévin MARTIN, ci-après désignée « l’exploitant »,
Et le locataire référent identifié dans le récapitulatif de réservation, agissant en son nom et au nom de l'ensemble des participants du groupe, ci-après désigné « le locataire »,
Le locataire reconnaît être le référent responsable du groupe. À ce titre, il s'engage à porter les présentes conditions à la connaissance de tous les participants et à en assurer le respect pendant toute la durée du séjour.
1. Objet de la location
La réservation porte sur la privatisation du Mas Suéjol, situé à Anduze (Gard), pour le groupe déclaré, selon les dates, le nombre de participants, le prix, les frais, les taxes et les options indiqués dans le récapitulatif de réservation.
Sauf mention contraire dans la réservation, le séjour comprend :
• La privatisation du Mas pour le groupe déclaré • Les lits faits à l'arrivée • Deux serviettes de toilette par personne • Le ménage final normal • L’accès aux espaces et équipements prévus pour les locataires
Les serviettes de piscine ne sont pas fournies.
La taxe de séjour est collectée par l'exploitant pour le compte de la commune et figure dans le récapitulatif de réservation.
2. Paiement et annulation
Un acompte de 50 % est dû à la réservation. Le solde est dû au plus tard 90 jours avant l'arrivée.
Le paiement effectué à la réservation constitue un acompte et non des arrhes. La réservation engage donc fermement le locataire et l'exploitant.
Si le solde n'est pas réglé à l'échéance prévue, l'exploitant adressera une relance écrite. À défaut de régularisation dans le délai indiqué, l'exploitant pourra annuler la réservation aux torts du locataire. L'acompte versé restera acquis à l'exploitant à titre d'indemnité.
Conditions d'annulation par le locataire
Le Mas Suéjol est un hébergement de groupe de grande capacité, réservé sur des dates précises souvent plusieurs mois à l'avance. Toute annulation immobilise ces dates et rend leur relocation très difficile, voire impossible à court terme. Les retenues ci-dessous correspondent à l'indemnisation de ce préjudice d'immobilisation.
- Plus de 6 mois avant l'arrivée : l'acompte versé est remboursé à hauteur de 40 %, l'exploitant conservant 60 % de l'acompte.
- Entre 6 mois et 90 jours avant l'arrivée : l'acompte versé reste intégralement acquis à l'exploitant. Aucun autre montant n'est dû.
- Moins de 90 jours avant l'arrivée : la totalité des sommes versées (acompte et solde) reste acquise à l'exploitant.
En cas de non-présentation du groupe dans les 24 heures suivant l'heure d'arrivée prévue, sans nouvelle du locataire, le séjour sera considéré comme annulé et aucun remboursement ne sera dû.
En cas de départ anticipé, aucun remboursement ne sera dû.
Assurance annulation
Compte tenu des montants engagés pour un séjour de groupe et de la fermeté des présentes conditions d'annulation, le locataire est vivement invité à souscrire une assurance annulation adaptée. Une telle assurance permet, en cas d'empêchement (maladie, accident, deuil, imprévu professionnel), d'être remboursé des sommes non récupérables au titre du présent contrat.
Force majeure
Si l'exploitant se trouvait dans l'impossibilité d'accueillir le groupe en cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, ou d'impossibilité matérielle d'accueillir le groupe dans des conditions de sécurité, les sommes versées seraient intégralement remboursées, sans indemnité complémentaire.
Côté locataire, aucun événement personnel (maladie, hospitalisation, décès, empêchement professionnel, désistement de participants, catastrophe naturelle dans la région du locataire) ne peut être invoqué pour obtenir un remboursement en dehors des conditions d'annulation prévues ci-dessus. Le locataire est expressément invité à souscrire une assurance annulation adaptée à un séjour de groupe.
3. Caution et documents obligatoires
Une caution de 1 500 € est obligatoire pour tout séjour, exclusivement par virement bancaire, au plus tard 30 jours avant l'arrivée. Aucun chèque ne sera accepté.
Au plus tard 30 jours avant l'arrivée, le locataire devra également transmettre :
- L’attestation de responsabilité civile villégiature couvrant le séjour
- Un RIB officiel au format PDF pour la restitution de la caution
- Une copie de la carte nationale d'identité ou du passeport du référent
- Le fichier de répartition des couchages complété
- La liste des participants par catégorie : adultes, enfants occupant un lit, bébés en lit parapluie
- Les informations concernant les animaux de compagnie éventuels
- Les coordonnées du référent présent sur place
- Les coordonnées d'un second contact présent sur place en cas d'urgence
À défaut de réception de ces éléments dans les délais, le dossier sera considéré comme incomplet et l'accès au Mas pourra être refusé jusqu'à régularisation, sans remboursement ni indemnité.
La caution sera restituée par virement dans un délai maximum de 14 jours suivant le départ, sous réserve d'absence de dégradation, nuisance, ménage anormal, perte de matériel ou infraction au présent contrat et à son règlement intérieur annexé. En cas de dommage en cours d'évaluation, le délai de restitution sera suspendu jusqu'à notification écrite des retenues effectuées.
Si le montant des frais constatés dépasse le montant de la caution, le locataire restera redevable du complément, sur présentation de justificatifs (devis, factures, coûts de remplacement).
4. Capacité, visiteurs et usage du Mas
La capacité standard du Mas est de 38 personnes. Le Mas peut accueillir jusqu'à 43 personnes maximum présentes simultanément sur le domaine, enfants compris, hors bébés dormant en lit parapluie.
Pour les groupes supérieurs à 38 personnes, un supplément par personne supplémentaire s'applique. Il sera indiqué dans le devis.
Le nombre définitif de participants devra être confirmé au plus tard 60 jours avant l'arrivée. Si le nombre réel est supérieur au nombre déclaré, le prix sera ajusté à la hausse. Aucune réduction ne sera appliquée en cas de nombre inférieur, le Mas étant privatisé pour le groupe.
Aucun visiteur extérieur non déclaré n'est autorisé sans accord écrit préalable de l'exploitant. Tout participant non déclaré pourra se voir refuser l'accès.
Le Mas ne peut pas être sous-loué, utilisé pour un événement ouvert à des tiers ou une activité commerciale sans accord écrit préalable de l'exploitant.
Tout prestataire extérieur (traiteur, DJ, musicien, animateur, photographe, wedding planner, food truck, structure gonflable, barnum ou tout autre intervenant) doit être déclaré et accepté par écrit avant le séjour. Le référent reste responsable du respect des règles par les prestataires qu'il fait intervenir.
5. Arrivée, départ et départ tardif
L'arrivée est possible à partir de 17h00. L'heure maximale de départ est fixée à 10h00.
Un départ tardif peut être accordé uniquement sur demande écrite préalable et après confirmation écrite de l'exploitant. Cette option est facturée selon le tarif en vigueur communiqué par l'exploitant au moment de la demande.
Sans accord écrit de l'exploitant, l'heure maximale de départ reste fixée à 10h00.
6. Visite d'accueil et signalement des anomalies
Compte tenu de la taille du Mas et du volume d'équipements, la procédure d'arrivée privilégie une visite d'accueil avec le référent, complétée par un mécanisme de signalement écrit dans les heures suivant l'arrivée.
Lors de cette visite, sont présentés les principaux espaces, les couchages, les équipements importants, les consignes d'utilisation, la salle prévue pour la musique, la cuisine et les extérieurs.
Le référent s'engage à signaler toute anomalie importante — dégradation visible, mobilier cassé, équipement non fonctionnel ou élément manifestement manquant — au plus tard à 20h00 le jour de l'arrivée, par écrit avec photos si nécessaire.
À défaut de signalement dans ce délai, les lieux et équipements seront considérés comme remis en bon état apparent d'usage et de fonctionnement, sous réserve des défauts non apparents. Les dégradations constatées au départ et non signalées à l'arrivée pourront être imputées au groupe.
7. Obligations avant le départ
Avant le départ, le groupe s'engage à rendre le Mas dans un état compatible avec une occupation normale et respectueuse. Cela inclut notamment : vaisselle lavée et rangée, mobilier remis en place, barbecue nettoyé, poubelles triées et vidées, absence de déchets dans les espaces extérieurs.
Toute casse, dégradation ou anomalie constatée pendant le séjour devra être signalée afin de permettre une intervention si nécessaire.
8. Sécurité, piscine et responsabilité
Le locataire et les participants utilisent les installations, notamment la piscine, les espaces extérieurs et les abords des animaux du domaine, sous leur propre responsabilité.
La surveillance des enfants et des personnes vulnérables incombe en permanence au groupe, notamment aux abords de la piscine, qui n'est pas surveillée. L'exploitant ne saurait être tenu responsable des accidents résultant d'un défaut de surveillance ou du non-respect des consignes de sécurité figurant au règlement intérieur.
L'exploitant ne pourra être tenu responsable des objets personnels oubliés, perdus, détériorés ou volés pendant le séjour, sauf faute prouvée de sa part.
9. Comportement du groupe
Le groupe s'engage à un comportement respectueux du lieu, du voisinage et des autres participants.
Le locataire reconnaît réserver un hébergement de groupe situé dans un environnement rural habité et non un lieu destiné à l'organisation d'événements festifs ouverts au public.
Toute consommation de substances illicites, comportement violent, dégradation volontaire ou mise en danger d'autrui pourra entraîner l'intervention immédiate de l'exploitant ou des autorités compétentes, et l'interruption du séjour selon les conditions prévues à l'article 10.
10. Responsabilités et sanctions
Le non-respect des présentes conditions ou du règlement intérieur pourra entraîner :
- La retenue partielle ou totale de la caution
- La facturation de frais supplémentaires au-delà de la caution, sur présentation de justificatifs
- Le refus d'accès aux personnes non déclarées
- L’intervention du gardien ou de l'exploitant
En cas de trouble grave ou répété, notamment en cas de nuisances sonores, non-respect des règles de voisinage, comportement dangereux, dégradations ou occupation non autorisée des lieux…, après mise en demeure du référent restée sans effet, l'exploitant pourra interrompre le séjour. Aucune restitution des sommes correspondant aux nuits non consommées ne sera due. Les frais supplémentaires occasionnés pourront en outre être facturés.
En cas de trouble grave et immédiat (mise en danger, violence, dégradation volontaire), l'interruption pourra intervenir sans mise en demeure préalable.
11. Protection des données personnelles
Dans le cadre de la gestion du séjour, l'exploitant collecte et traite les données personnelles suivantes : nom, prénom, coordonnées, copie de pièce d'identité du référent, RIB, liste et catégorie des participants, informations relatives aux animaux éventuels.
Ces données sont collectées sur la base de l'exécution du contrat de location et sont utilisées exclusivement pour la gestion du séjour, l'identification du référent, la restitution de la caution, l'organisation des couchages et la sécurité du groupe.
Elles sont conservées pendant une durée maximale de 3 mois après la fin du séjour, sous réserve des obligations légales de conservation (comptabilité, fiscalité).
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), le locataire dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition au traitement de ses données. Ces droits peuvent être exercés par écrit auprès de l'exploitant à l'adresse indiquée en tête du présent contrat.
12. Règlement intérieur
Le règlement intérieur du Mas Suéjol constitue une annexe contractuelle au présent contrat. Il précise les règles pratiques de vie sur place : bruit, piscine, pelouse, parking, animaux, musique, tabac et usage des équipements.
Les animaux de compagnie ne sont admis qu'après accord écrit préalable de l'exploitant.
Toute diffusion musicale, sonorisation, enceinte amplifiée ou utilisation d'un microphone à l'extérieur des bâtiments est strictement interdite, sauf pour une cérémonie de mariage préalablement autorisée, limitée à la durée de la cérémonie et sans diffusion musicale extérieure, avec autorisation écrite de l'exploitant ou du gardien.
En validant la réservation sur la plateforme de réservation en ligne, le locataire reconnaît avoir pris connaissance du règlement intérieur et l'accepter dans son intégralité.
Toute modification du présent contrat devra faire l'objet d'un accord écrit entre les parties.
14. Loi applicable et juridiction compétente
Le présent contrat est régi par le droit français.
En cas de litige, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable préalable. À défaut, le litige sera porté devant la juridiction compétente. Lorsque le locataire agit dans un cadre professionnel, le Tribunal judiciaire d'Alès sera seul compétent.
Acceptation du locataire
En validant la réservation, le locataire reconnaît avoir lu, compris et accepté l'intégralité du présent contrat et de son règlement intérieur annexé.
